Verfahrensordnung Beschwerdemanagement
Verfahrensordnung
für das Beschwerdeverfahren gemäß § 8
Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
I. Einleitung
Die mp group gmbh und ihre verbundenen Unternehmen (§§ 15 ff AktG) bekennen sich zur Einhaltung der Menschenrechte und zum Schutz der Umwelt. Es ist das erklärte Ziel der Unternehmensleitung, die Menschenrechte und die Umwelt innerhalb ihrer eigenen Geschäftsbereiche und entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu achten, zu schützen und zu fördern. Verstöße gegen international verankerte Menschenrechte und gegen nationale und internationale Umweltschutzvorschriften werden nicht toleriert. Die mp group ergreift angemessene und wirksame Maßnahmen, um menschenrechts- und umweltbezogene Risiken im eigenen Geschäftsbereich und in der gesamten Lieferkette zu identifizieren, zu verifizieren und die Realisierung von Risiken zu verhindern. Zu den menschenrechts- und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten gehört die Einrichtung eines wirksamen Beschwerdeverfahrens, über das hinweisgebende Personen Verstöße, Risiken und andere Sachverhalte melden können.
Diese Verfahrensordnung erklärt den Prozess der Abgabe und Bearbeitung von eingehenden Hinweisen. Sie legt dar, wie das Beschwerdeverfahren erreicht werden kann, wer für das Beschwerdeverfahren zuständig ist, wie der konkrete Ablauf ab Eingang einer Beschwerde aussieht und welche Maßnahmen zum Schutz der hinweisgebenden Personen ergriffen werden. Das Beschwerdeverfahren verfolgt das Ziel, hinweisgebenden Personen eine einfache und sichere Kontaktaufnahme zu ermöglichen, damit menschenrechts- und umweltbezogene Risiken und Verstöße in der Lieferkette frühzeitig erkannt und eingetretene Verletzungen minimiert und beseitigt werden können.
II. Adressaten und Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens
Das Beschwerdeverfahren ist öffentlich zugänglich und steht allen Personen – egal ob im In- oder Ausland – zur Verfügung. Das Beschwerdeverfahren ermöglicht Personen, auf menschenrechts- oder umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln der mp group und/oder ihrer Gesellschaften oder in der Lieferkette entstanden sind.
III. Verfahrensablauf
Unabhängig davon, über welchen Meldeweg ein Hinweis abgegeben wird, ist das Verfahren ab Eingang des Hinweises einheitlich.
1. Zuständigkeit für das Beschwerdeverfahren
Für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen sind ausschließlich Mitarbeitende zuständig, die unparteiisch handeln, zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und keinen Weisungen im Rahmen des Beschwerdeverfahrens unterliegen.
2. Abgabe eines Hinweises
Hinweisgebenden Personen stehen grundsätzlich unterschiedliche Meldewege zur Verfügung:
Ein internetbasiertes Meldeportal, das in deutsch und englisch über folgenden Link erreichbar ist:
Postalische Hinweise können an die folgende Adresse geschickt werden:
mp group gmbh
Compliance-Abteilung
Nippenburg 15
71701 Schwieberdingen
Meldungen können auch per Mail unter
ANDREAS MAURER
T: +49 (7150) 3889 – 1901
E: compliance-officer@mp.group
telefonisch oder per Mail abgegeben werden. Für die Entgegennahme einer Meldung kann außerdem ein persönliches Treffen mit unserer internen Meldestelle ermöglicht werden. Bitte beachten Sie, dass in diesen Fällen keine anonyme Abgabe einer Meldung möglich ist.
Alle Kanäle stellen den vertraulichen Umgang mit der Meldung sicher. Hinweise können auch anonym abgegeben werden. Auf dem internetbasierten Meldeportal kann der Bearbeitungsstand eines Hinweises verfolgt werden, der über das Portal abgegeben wurde.
3. Eingang eines Hinweises
Nach Eingang eines Hinweises erhält die hinweisgebende Person eine Eingangsbestätigung. Die Eingangsbestätigung wird unverzüglich, spätestens innerhalb von sieben Tagen nach Eingang der Meldung versandt.
4. Bearbeitung des Hinweises
Nach Eingang des Hinweises wird der Hinweis zentral durch die Compliance-Abteilung geprüft, um festzustellen, ob der gemeldete Sachverhalt ein menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko oder eine Verletzung von menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflichten darstellt. Anschließend wird die Meldung einem zuständigen Sachbearbeiter zugeteilt. Hinweise zu Gesellschaften der mp group werden gegebenenfalls an zuständige Sachbearbeiter bei der betroffenen Gesellschaft weitergeleitet.
Der zuständige Sachbearbeiter pflegt den Kontakt mit der hinweisgebenden Person. Der zuständige Sachbearbeiter prüft den Sachverhalt und erörtert ihn gegebenenfalls mit der hinweisgebenden Person.
Wird eine Verletzung menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten festgestellt, leitet der zuständige Sachbearbeiter umgehend Abhilfemaßnahmen ein. Folgt aus einem Hinweis ein menschenrechts- oder umweltbezogenes Risiko, ohne dass eine Verletzung vorliegt, leitet der zuständige Sachbearbeiter Präventionsmaßnahmen ein. Hinweise werden im Rahmen der Risikoanalyse berücksichtigt. Die Ergebnisse der Sachverhaltsprüfung werden an die hinweisgebende Person kommuniziert, gegebenenfalls werden weitere Schritte mit der hinweisgebenden Person erörtert.
Hinweise werden in der Regel innerhalb von drei Monaten nach ihrem Eingang abschließend bearbeitet.
5. Anonyme Abgabe eines Hinweises
Hinweise können grundsätzlich anonym abgegeben werden. Bei anonymer Abgabe eines Hinweises werden keine Daten erfasst, die Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person ermöglichen. Macht die hinweisgebende Person bei anonymer Abgabe eines Hinweises selbst Angaben, die Rückschlüsse auf ihre Identität ermöglichen, werden die Angaben vertraulich behandelt.
6. Vertrauliche Abgabe eines Hinweises
Im Übrigen wird bei Abgabe eines Hinweises die Vertraulichkeit von personenbezogenen Daten und sonstigen Informationen, die Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person ermöglichen, gewährleistet. Nur der jeweils zuständige Sachbearbeiter und die für die Zuteilung der Hinweise zuständige Person können einen Hinweis einsehen. Dies gilt auch nach Abschluss des Verfahrens.
7. Dokumentation von Hinweisen
Hinweise werden gem. § 10 Abs. 1 S. 2 LkSG sieben Jahre lang aufbewahrt.